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Título
Text copied to clipboard!Especialista em Controle de Documentos
Descrição
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Estamos à procura de um Especialista em Controle de Documentos altamente organizado e detalhista para se juntar à nossa equipe. O candidato ideal será responsável por gerenciar, organizar e manter todos os documentos da empresa, garantindo que estejam acessíveis, atualizados e em conformidade com as regulamentações aplicáveis. Este papel é essencial para garantir a integridade e a segurança das informações documentais, além de facilitar a recuperação eficiente de documentos quando necessário.
O Especialista em Controle de Documentos trabalhará em estreita colaboração com diversas equipes para garantir que os processos de documentação sejam seguidos corretamente. Ele será responsável por desenvolver e implementar políticas e procedimentos para o gerenciamento de documentos, garantindo que todas as informações sejam armazenadas de maneira segura e eficiente. Além disso, será necessário revisar e atualizar documentos regularmente para garantir que estejam em conformidade com as normas e regulamentos internos e externos.
As principais responsabilidades incluem a categorização e arquivamento de documentos físicos e digitais, a implementação de sistemas de controle de versão e a garantia de que os documentos sejam acessíveis apenas para as partes autorizadas. O candidato ideal deve ter experiência com sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) e estar familiarizado com normas de conformidade, como ISO 9001 e outras regulamentações relevantes.
Além disso, o Especialista em Controle de Documentos será responsável por treinar funcionários sobre as melhores práticas de gerenciamento de documentos e garantir que todos os departamentos sigam os procedimentos estabelecidos. Ele também atuará como ponto de contato para auditorias internas e externas, garantindo que todos os documentos necessários estejam disponíveis e organizados.
Para ter sucesso nesta função, o candidato deve possuir habilidades excepcionais de organização, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar de forma independente. A experiência prévia em um ambiente corporativo ou industrial será considerada uma vantagem. Se você é uma pessoa meticulosa, com forte senso de responsabilidade e deseja contribuir para a eficiência operacional de uma empresa, esta pode ser a oportunidade ideal para você.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gerenciar e organizar documentos físicos e digitais.
- Garantir a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis.
- Implementar e manter sistemas de gerenciamento de documentos.
- Controlar versões e acessos a documentos sensíveis.
- Treinar funcionários sobre boas práticas de controle documental.
- Apoiar auditorias internas e externas com documentação necessária.
- Desenvolver e atualizar políticas e procedimentos de documentação.
- Garantir a segurança e integridade das informações documentais.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiência prévia em controle de documentos ou área relacionada.
- Conhecimento em sistemas de gerenciamento de documentos (DMS).
- Familiaridade com normas como ISO 9001 e regulamentações aplicáveis.
- Habilidade excepcional de organização e atenção aos detalhes.
- Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe.
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
- Experiência com auditorias e conformidade documental.
- Conhecimento em ferramentas de digitalização e arquivamento eletrônico.
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Você tem experiência com sistemas de gerenciamento de documentos?
- Como você garante a conformidade documental em um ambiente corporativo?
- Pode descrever um desafio que enfrentou ao organizar documentos e como o resolveu?
- Qual sua experiência com auditorias e conformidade regulatória?
- Como você lida com documentos confidenciais e restritos?
- Você já treinou funcionários sobre boas práticas de controle documental?
- Quais ferramentas ou softwares você utilizou para gerenciamento de documentos?
- Como você lida com prazos apertados e múltiplas solicitações de documentação?