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Título

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Especialista em Controle de Documentos

Descrição

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Estamos à procura de um Especialista em Controle de Documentos altamente organizado e detalhista para se juntar à nossa equipe. O candidato ideal será responsável por gerenciar, organizar e manter todos os documentos da empresa, garantindo que estejam acessíveis, atualizados e em conformidade com as regulamentações aplicáveis. Este papel é essencial para garantir a integridade e a segurança das informações documentais, além de facilitar a recuperação eficiente de documentos quando necessário. O Especialista em Controle de Documentos trabalhará em estreita colaboração com diversas equipes para garantir que os processos de documentação sejam seguidos corretamente. Ele será responsável por desenvolver e implementar políticas e procedimentos para o gerenciamento de documentos, garantindo que todas as informações sejam armazenadas de maneira segura e eficiente. Além disso, será necessário revisar e atualizar documentos regularmente para garantir que estejam em conformidade com as normas e regulamentos internos e externos. As principais responsabilidades incluem a categorização e arquivamento de documentos físicos e digitais, a implementação de sistemas de controle de versão e a garantia de que os documentos sejam acessíveis apenas para as partes autorizadas. O candidato ideal deve ter experiência com sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) e estar familiarizado com normas de conformidade, como ISO 9001 e outras regulamentações relevantes. Além disso, o Especialista em Controle de Documentos será responsável por treinar funcionários sobre as melhores práticas de gerenciamento de documentos e garantir que todos os departamentos sigam os procedimentos estabelecidos. Ele também atuará como ponto de contato para auditorias internas e externas, garantindo que todos os documentos necessários estejam disponíveis e organizados. Para ter sucesso nesta função, o candidato deve possuir habilidades excepcionais de organização, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar de forma independente. A experiência prévia em um ambiente corporativo ou industrial será considerada uma vantagem. Se você é uma pessoa meticulosa, com forte senso de responsabilidade e deseja contribuir para a eficiência operacional de uma empresa, esta pode ser a oportunidade ideal para você.

Responsabilidades

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  • Gerenciar e organizar documentos físicos e digitais.
  • Garantir a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis.
  • Implementar e manter sistemas de gerenciamento de documentos.
  • Controlar versões e acessos a documentos sensíveis.
  • Treinar funcionários sobre boas práticas de controle documental.
  • Apoiar auditorias internas e externas com documentação necessária.
  • Desenvolver e atualizar políticas e procedimentos de documentação.
  • Garantir a segurança e integridade das informações documentais.

Requisitos

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  • Experiência prévia em controle de documentos ou área relacionada.
  • Conhecimento em sistemas de gerenciamento de documentos (DMS).
  • Familiaridade com normas como ISO 9001 e regulamentações aplicáveis.
  • Habilidade excepcional de organização e atenção aos detalhes.
  • Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe.
  • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
  • Experiência com auditorias e conformidade documental.
  • Conhecimento em ferramentas de digitalização e arquivamento eletrônico.

Perguntas potenciais de entrevista

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  • Você tem experiência com sistemas de gerenciamento de documentos?
  • Como você garante a conformidade documental em um ambiente corporativo?
  • Pode descrever um desafio que enfrentou ao organizar documentos e como o resolveu?
  • Qual sua experiência com auditorias e conformidade regulatória?
  • Como você lida com documentos confidenciais e restritos?
  • Você já treinou funcionários sobre boas práticas de controle documental?
  • Quais ferramentas ou softwares você utilizou para gerenciamento de documentos?
  • Como você lida com prazos apertados e múltiplas solicitações de documentação?